💾 Email noise – Menos es más

Según los informes de Radicati Group [1] en 2011 existían 3.1 «billions» de cuentas de correo a nivel mundial. Y presuponían un crecimiento anual promedio del 7%, es decir, que para finales del 2015 existirían casi 4.1 «billions» de cuentas de correo electrónico activas (se puede ver en el informe ejecutivo de 2011-2015 [2]).

Llegó 2015 y la cifra era de unos 4.3 «billions» de cuentas de correo (no de usuarios de correo, es diferente).

La cifra de población mundial actual (en el momento de escribir esto) es de 7.728.514.576 [3] (unos 7.7 «billons» de personas humanas).

Llegó 2019 (el presente año al escribir esto) y la cifra ronda los 5.5 «Billions» de cuentas.

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Numero de cuentas no es igual a número de personas humanas que usan el correo. Existen personas con 4 o 5 buzones y empresas con muchos buzones sin personas y con buzones para muchas personas. Lo interesante es que los no-reply no se cuentan al ser direcciones de envío e ignore de respuesta (no son para comunicarse bidireccionalmente).

Por tanto hablar de que vamos a llegar en unos años a un número de direcciones de correo correspondiente al número de humanos en el planeta no dice nada. Existe mucha gente sin cuentas de correo y mucha otra que no la usa habitualmente (lo típico de que la registran sin saberlo cuando adquieren un smartphone android por ejemplo. Las estadísticas se basan en que tengan actividad en el último mes si mal no he entendido).

Pero si que dice mucho de que el mundo empresarial ha optado por reducir el número de cuentas estos años. Son muchas menos las cuentas de correo de empresa que las personales. Y la tendencia dice que cada vez son menos las cuentas de empresa comparadas con el crecimiento de las personales.

EL RUIDO en el correo, el estrés y la disminución de la productividad en el mundo de la empresa

La empresa normalmente mirará los datos teniendo como objetivo si aumentan o disminuyen la productividad (aparte de si aumentan o disminuyen las ganancias también, no tiene que ir ligado necesariamente).

Las personas (recursos humanos lo llaman) mirarán por su salud.

Y la idea es encontrar puntos en los que algo une a la empresa y a quienes trabajan en ella. Esto que trato de relatar creo que es uno de esos puntos en los que ambos mundos convergen.

El ruido del email que nos hace perder el tiempo y la energía. Muchos pensaban que el email moriría poco a poco. Pero lejos de morir es la pieza clave de todo en internet.

Los sistemas de recuperación de credenciales usan «al final de cuentas» el correo y lo usan también los sistemas de registro. No importa si al final usas para comunicación instantánea algo ya que es probable que te pidan un email para en caso de necesitar cambios de password o recuperación … pues se necesita poder enviarlo a algún lado.

Ese «algún lado» sigue siendo mayoritariamente el correo pese a que podría y se hace en menor escala de otras formas.

El tema viene a que se usa mal el correo.

Por un lado se le exige inmediatez de respuesta. Otras formas de comunicarnos de forma instantánea nos han llevado a quererlo todo ya mismo y exigir una respuesta en tiempo real.

El correo nunca ha sido para responderse de inmediato ni para escribirse sin nada que decir. Y de algún modo el correo cuando se usa requiere de un mínimo de conocimiento de lo que en castellano llamamos «NETIQUETA».

El libro «Netiquette»​ de Virgina Shea (publicado en 1994) contiene 10 reglas básicas de comportamiento que se adecuan muy bien a la comunicación por correo electrónico:

• Regla 1: Nunca olvide que la persona que lee el mensaje es otro ser humano con sentimientos que pueden ser lastimados.
• Regla 2: Adhiérase a los mismos estándares de comportamiento en línea que usted sigue en la vida real.
• Regla 3: Escribir todo en mayúsculas se considera como gritar y, además, dificulta la lectura.
• Regla 4: Respete el tiempo y el ancho de banda de otras personas.
• Regla 5: Muestre el lado bueno de sí mismo mientras se mantenga en línea.
• Regla 6: Comparta sus conocimientos con la comunidad.
• Regla 7: Ayude a mantener los debates en un ambiente sano y educativo.
• Regla 8: Respete la privacidad de terceras personas.
• Regla 9: No abuse de su poder o de las ventajas que pueda usted tener.
• Regla 10: Excuse los errores de otros. Comprenda los errores de los demás igual que usted espera que los demás comprendan los suyos.

Al margen de ser educados y pensemos en los demás desde un punto de vista de la productividad y el estrés (que es a lo que queremos llegar) son importantes más cosas.

Voy a intentar relatar humildemente 10 reglas básicas de escritura de correos para no consumir el tiempo del resto de gente (toda la que no eres tú).

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10 reglas que he ido «mal aprendiendo» con los años y 10 reglas que no siempre respeto, pero 10 reglas que considero adecuadas para reducir el nivel de estrés y aumentar la productividad:

• Regla 0. Añade en el subject un [TLTR] al inicio . Si es un email largo avisas y permites que puedan filtrarlo.
• Regla 1. Aunque lo leas, no contestes de inmediato. El email se contesta cuando se comprueban las cosas y se puede contestar. Toma el tiempo que necesites para dar una respuesta si es que se solicita.
• Regla 2. Añade en el subjet un [INFO] si se trata de un email informativo que no requiere necesariamente respuesta.
• Regla 3. No se contesta por presidencialismo. Si estás currando a las 2 de la madrugada es que algo va mal. No metas presión a tus «compas» contestando a esas horas. Guarda el borrador y revisa lo que escribes a esas horas al siguiente día. Posiblemente contestarás con el cuerpo descansado y pensando en que te comunicas con humanos. Y revisa que haces a esas horas despierto y currando (nadie puede seguir ese ritmo). Si curras de noche no he dicho nada (estás jodido).
• Regla 4. El bloque de firma. Importante dejar nombre y Apellidos e incluso cargo. Va al final pero es importante incluso añadir en el bloque de firma la dirección de correo desde la que mandas el correo. Muchas veces se imprimen los correos y dejarlo escrito en la firma ayuda a que sepan a quien poder dirigirse.
• Regla 5. Lo de enviar «powerpoints» con tonterías quedó anticuado. Para eso usa mucha gente el WhatsApp, Telgram, XMPP, … con GIFS en salas/grupos/… No envíes mierda por correo salvo que sea muy muy buena y tengas confianza.
• Regla 6. No pongas preguntas si no es necesario. Poner preguntas implica respuesta.
• Regla 7. Archivos grandes adjuntos. Procura no adjuntar archivos muy grandes. No sabes la conexión de quien lo ha de recibir. Por educación pon una url al archivo gordo mejor.
• Regla 8. No mandes passwords por dios. Manda credenciales al menos cifradas y la password para descifrarlo por otra vía que no sea el email. Al menos eso.
• Regla 9. Cambia de medio cuando el hilo del intercambio de correos sea interminable e incluso está siendo intenso. Eso está diciendo que por esa vía poco más se puede hacer. Prueba con reuniones presenciales, llamadas telefónicas o videoconferencia.

Y sinceramente creo que si nos paramos a pensar cuando mandamos un email lo mismo evitamos mucho gasto de energía de terceros.

Se vive mejor cuando se mandan las cosas un poco pensadas.
Se vive mejor cuando descansamos antes de mandar un email de respuesta o de inicio de una posible batalla.
Se vive mejor sabiendo que no existe inmediatez de respuesta.

Se pierde menos tiempo y se agobia menos la gente si como decía de algún modo Virgina Shea pensamos en que nos comunicamos con humanos. Gente como tú que para vivir necesita dormir. O eso creo.

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[1] – www.radicati.com/
[2] – www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2011/05/Email-Statistics-Report-2011-2015-Executive-Summary.pdf
[3] – www.worldometers.info/es/